No Image

Разработка электронных систем управления

СОДЕРЖАНИЕ
0 просмотров
11 марта 2020

Специалисты нашей компании разработают и изготовят электронную систему управления (компоненты, оборудование) для любых типов исполнительных механизмов: гидроцилиндров, гидромоторов, элетродвигателей и т.д.

Открытая архитектура программного обеспечения Codesys позволяет гибко настраивать функционал системы с наглядной визуализацией процесса управления.

Ядром системы является контроллер для мобильных систем компании IFM Electronic. Однако по вашему требованию возможно применение контроллеров промышленного и мобильного назначения других производителей.

ТЕМА № 4. РАЗРАБОТКА СИСТЕМ ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА

Одной из функциональных подсистем ИС является электронная система управления документооборотом(ЭСУД),целью разработки которой является повышение эффективности управления экономическими системами на основе автоматизации управления документооборотом и деловыми процессами, всех видов работ с документами, обеспечивающими и координирующими совместную деятельность всех участников процесса управления.

Системы документооборота обычно внедряются, чтобы решать определенные задачи, стоящие перед организацией, к таким задачам можно отнести следующие:

— обеспечение более эффективного управления за счет автоматического контроля выполнения, прозрачности деятельности всей организации на всех уровнях;

— поддержка системы контроля качества, соответствующей международным нормам;

— поддержка эффективного накопления, управления и доступа к информации и знаниям. Обеспечение кадровой гибкости за счет большей формализации деятельности каждого сотрудника и возможности хранения всей предыстории его деятельности.

Протоколирование деятельности предприятия в целом (внутренние служебные расследования, анализ деятельности подразделений, выявление « горячих точек » в деятельности).

Оптимизация бизнес-процессов и автоматизация механизма их выполнения и контроля.

Исключение бумажных документов из внутреннего оборота предприятия. Экономия ресурсов за счет сокращения издержек на управление потоками документов в организации.

Исключение необходимости или существенное упрощение и удешевление хранения бумажных документов за счет наличия оперативного электронного архива.

Внедрение электронного документооборота позволяет достичь реализации следующих целей:

— интеграции профессиональной и информационной деятельности специалистов;

— интеграции всех информационных потоков и создании единого информационного ресурса, используемого для принятия управленческих решений;

— коллективного использования информационного ресурса, упрощение процесса обмена информацией;

— оптимизации работ сотрудников и сокращении затрат труда и времени на администрирование их совместной деятельности.

Существуют общие практически для всех организаций проблемы, которые приходится решать при реализации , внедрении и сопровождении систем электронного документооборота. Рассмотрим основные из них:

Консерватизм персонала, низкая образованность, нежелание обучаться и переобучаться. Боязнь прозрачности собственной деятельности для руководства, которая возникает после внедрения системы электронного документооборота.

Фактор директора "советского типа" — нежелание непосредственно работать с компьютером, просматривать и редактировать документы.

Постоянные структурные изменения в организации, слабая формализация бизнес-процессов.

Необходимость обеспечения юридической силы документов (после принятия закона об электронной подписи этот фактор начнет терять свою значимость).

Необходимость взаимодействовать с внешним "бумажным" миром, в особенности если это касается параллельных структур в ассоциированных организациях или ведомствах, с которыми идет постоянная работа.

Наличие специфических для каждой организации проблем, которые необходимо анализировать и учитывать.

Создаваемые в настоящее время электронные системы управления документооборотом должны отвечать основным требованиямкорпоративных экономических информационных систем (КИС):

Масштабируемость. Желательно, чтобы система электронного документооборота могла поддерживать как несколько единиц, так и несколько тысяч пользователей, и способность системы наращивать свою мощность определялась только мощностью соответствующего аппаратного обеспечения. Выполнение такого требования может быть обеспечено с помощью поддержки индустриальных серверов баз данных производства таких компаний, как Sybase, Oracle, Informix и др., которые существуют практически на всех возможных программно-аппаратных платформах, тем самым обеспечивая самый широкий спектр производительности.

Распределенность. Основные проблемы при работе с документами возникают в территориально-распределенных организациях, поэтому архитектура систем электронного документооборота должна поддерживать взаимодействие распределенных площадок. Причем распределенные площадки могут объединяться самыми разнообразными по скорости и качеству каналами связи. Также архитектура системы должна поддерживать взаимодействие с удаленными пользователями.

Модульность. Вполне возможно, что заказчику может не потребоваться сразу внедрение всех компонентов системы документооборота, а иногда спектр решаемых заказчиком задач меньше, чем весь спектр задач документооборота. Тогда очевидно, что система электронного документооборота должна состоять из отдельных модулей, интегрированных между собой.

Открытость. Система электронного документооборота не может и не должна существовать в отрыве от других систем, например, когда необходимо интегрировать систему с другими прикладными системами, например, бухгалтерской программой. Для этого система документооборота должна поддерживать общие стандарты обработки и передачи данных и иметь открытые интерфейсы для возможной доработки и интеграции с другими системами.

Рассмотрим основные принципы построения ЭСУД.

Первый принцип создания ЭСУД — ориентация на работу с документами.Из этого принципа вытекает как следствие тот факт , что информационное обеспечение ЭСУД должно предоставлять возможность интегрированной обработки всех видов информации, циркулирующей в организации, в т.ч. документов, порожденных электронным и бумажным документооборотом: внешней и внутренней переписки, осуществляемой как в электронной, так и в бумажной форме. Основной частью ИО ЭСУД должна быть база данных электронных документов (БДД), которая становится элементом централизованной базы данных всей организации или предприятия и формируется как централизованный электронный архив документов (включающий в т.ч. и бумажные оригиналы и электронные копии оригиналов бумажных документов).

Система управления базой данных документов должна обеспечивать выполнение следующих функций:

• централизованную регистрацию всех документов, которые циркулируют в организации;

• хранение документов в электронном виде в различных форматах;

• ведение централизованного каталога документов организации, обеспечивающего возможность их поиска (по ключевым атрибутам, с использованием полнотекстового поиска и т.д.);

• хранение полной истории работы с документами (кто, когда и как работал с документом), а также различных версий документов;

• надежную систему защиты документов, регламентацию доступа персонала к документам различного назначения;

• возможность поддержки архивов документов на всех видах внешних устройств, включая магнитооптические и библиотеки CD-ROM.

Прикладное программное обеспечение ЭСУД должно включать следующие ключевые компоненты:

• систему управления хранением документов – программное обеспечение, реализующие функции управления единым документарным фондом организации (централизованным архивом);

• систему управления документооборотом – программное обеспечение, реализующее администрирование документооборота, управление маршрутизацией и движением документов, координацию документопотоков, контроль за передвижением документов, за своевременной их обработкой и т.д.;

• набор стандартных бизнес-приложений, использующихся сотрудниками организации для подготовки документов – текстовых процессоров, электронных таблиц, и т.п., набор специализированных функциональных приложений, предназначенных для подготовки документов (в отличие от стандартных бизнес-приложений, они взаимодействуют с базой данных, поддерживающей структурированную информацию);

• систему экспорта/импорта документов.

В качестве центрального управляющего блока программного обеспечения ЭСУД выступает система управления полномочиями пользователей, которая призвана осуществлять разграничение доступа пользователей к информации (в т.ч. к документам различной степени секретности) и регламентацию доступа пользователей к функциям, предоставляемым системой.

Читайте также:  Не складываются зеркала бмв е39

Первый принцип разработки ЭСУД позволяет определить состав основных функциональных подсистем ЭСУД, к числу которых можно отнести (рис. 4.):

— подсистема составления электронных документов (система создания ЭД);

— подсистема организации массового ввода, преобразования бумажных документов в электронный вид и загрузки их в электронное хранилище (система массового ввода бумажных документов — СМВ);

— подсистема осуществления хранения, поиска и выдачи электронных документов по запросам пользователей (система управления электронными документами — СУД);

Система создания электронных документов Система преобразования бумажных документов в электронный вид
Система хранения и поиска электронных документов Система электронного документооборота и управления бизнес — процессам

Рис. 4. Схема функциональной структуры ЭСУД

— подсистема планирования маршрутизации и контроля

исполнения документов и выполнения деловых процессов с целью своевременного документационного обеспечения управления (Система электронного документооборота — СЭДО) .

Второй принцип создания ЭСУД — разработка "активного" программного обеспечения для ЭСУД.Работа с документами является основным способом выполнения функций для персонала организации. Цель автоматизации процессов движения документов и связанных с ними заданий – получение целостного механизма управления деятельностью предприятия, поэтому ПО ЭСУД должна выполнять следующие функции:

— обеспечивать возможность руководству организации распределять работы и контролировать процесс их выполнения исполнителями;

— до каждого исполнителя доводить информацию о том, какие работы, в какие сроки и в какой последовательности он должен выполнять;

— доставлять на рабочие места исполнителей документы и поручения;

— выстраивать список работ, которые должен выполнить исполнитель;

Модель "активного" программного обеспечения принципиально отличается от традиционной модели "пассивного" ПО, предоставляющего лишь возможность пользователю выполнить те или иные заранее предопределенные функции, а не планирующего и контролирующего, какие функции и когда необходимо выполнить. Для достижения поставленной цели электронная система управления документооборотом должна разрабатываться на базе использования технологии "workflow", позволяющей планировать выполнение потока работ и подключения к каждой работе своего программного обеспечения и необходимых электронных документов.

Согласно третьему принципу разработки программное обеспечение ЭСУД должно легко адаптироваться к изменениям конкретных условий эксплуатации. Отсюда вытекает необходимость разрабатывать и внедрять ПО ЭСУД двумя методами:

— методом компонентного проектирования,

— с использованием средств CASE — технологии проектирования ИС.

Метод компонентного проектирования основан на использовании готовых программных средств (коробочных программных продуктов), предназначенных для решения отдельных групп задач, например, получения и ведения системы электронных документов, хранения и поиска электронных документов, пересылки документов на исполнение и его контроль и т.д. Эти программные продукты на первом этапе — после установки подвергаются настройке на параметры предметной области и объединяются в единую систему, поскольку каждый из них обладает свойствами открытости. В процессе эксплуатации такой системы — на втором этапе осуществляется постоянная адаптация ее отдельных компонент к изменениям условий функционирования: изменению состава задач и состава функций, количества и видов документов, изменению аппаратной платформы, числа пользователей, поскольку все компоненты ЭСУД обладают свойствами масштабируемости, открытости, модульности и т.д.

Использование CASE — технологии проектирования ИС дает возможность осуществлять адаптацию программного обеспечения к специфике его эксплуатации другим методом, который основывается создании CASE-модели системы и автоматической генерации программного кода.

Применение этого метода проектирования позволяет на этапе исследования предметной области и проблем совершенствования документооборота на предприятии создавать и поддерживать информационную модель всей системы. При этом решаются три основные задачи:

• построение модели существующей в организации технологии работы – формулируются и описываются функции подразделений, решаемые ими задачи и технология их выполнения;

• на основе анализа модели существующей технологии определяются основные направления ее совершенствования;

• разрабатывается модель будущей (автоматизированной) информационной системы – определяется набор автоматизируемых функций, структура единой автоматизированной базы организации, схемы и алгоритмы обработки информации и т.д., на основе которой осуществляется генерация баз данных и программных кодов обработки.

На этапе эксплуатации полученной системы все изменения вносятся в информационную модель, которая подвергается повторной генерации баз данных и кодов, тем самым осуществляя адаптацию ее к изменениям условий эксплуатации.

Не нашли то, что искали? Воспользуйтесь поиском:

Лучшие изречения: Как то на паре, один преподаватель сказал, когда лекция заканчивалась — это был конец пары: "Что-то тут концом пахнет". 8335 — | 7954 — или читать все.

91.146.8.87 © studopedia.ru Не является автором материалов, которые размещены. Но предоставляет возможность бесплатного использования. Есть нарушение авторского права? Напишите нам | Обратная связь.

Отключите adBlock!
и обновите страницу (F5)

очень нужно

Выбор средств представления и управления информацией

В настоящее время в России используется небольшое количество отечественных электронных систем. Изначально такое программное обеспечение было заимствовано у иностранных производителей, но его приходилось постоянно адаптировать под российскую действительность. Основные электронные системы, использующиеся на российском рынке, представлены в приложении 2.

В результате анализа сильных и слабых сторон программных продуктов предлагаем использовать DIRECTUM — система электронного документооборота и управления взаимодействием, нацеленная на повышение эффективности работы всех сотрудников организации в разных областях совместной деятельности.

DIRECTUM является полноценной системой и поддерживает полный жизненный цикл управления документами, при этом традиционное «бумажное» делопроизводство органично вписывается в электронный документооборот. Система обеспечивает эффективную организацию и контроль деловых процессов.

Решение описанных задач обеспечивают следующие модули системы с использованием различных компонентов представления и управления информацией:

1. Управление электронными документами. Создание и хранение различных неструктурированных документов (тексты/таблицы Microsoft Word/Excel, схемы, рисунки, видео и пр.); Поддержка версий документов и электронно-цифровая подпись (ЭЦП); Структурирование документов по папкам; Назначение прав доступа на документы; История работы с документами; Поиск документов;

2. Управление деловыми процессами. Поддержка процессов согласования и обработки документов на всех стадиях жизненного цикла; Выдача электронных заданий и контроль их исполнения; Взаимодействие между сотрудниками в ходе деловых процессов;

3. Канцелярия. Регистрация бумажных документов в соответствии с требованиями Государственной системы документационного обеспечения управления (ГСДОУ); Ведение номенклатуры дел с гибкими правилами нумерации; Рассылка и контроль местонахождения бумажных документов; Организация обмена электронными документами с ЭЦП с другими организациями;

4. Управление взаимодействием с клиентами. Ведение единой базы организаций и контактных лиц; Ведение истории жалоб, звонков и переписки с потребителями; Сопровождение процесса и анализ оказания услуг.

Читайте также:  Замена замков в автомобиле

Рис. 3.1.1 Компоненты системы DIRECTUM

Модуль «Управление электронными документами», с его помощью все сотрудники организации работают с документами преимущественно в электронном виде.

Модуль обеспечивает создание, хранение, поиск, изменение различных неструктурированных документов (тексты, электронные таблицы, рисунки, аудио, видео и пр.). Каждый электронный документ состоит из текста — содержимого электронного документа, и карточки — формы, содержащей набор атрибутов, описывающих документ (автор, тип документа, дата создания, корреспондент и т.д.), которые могут быть использованы для поиска и группировки электронных документов.

Ввод и преобразование документов. Для облегчения ввода информации с различных носителей в системе предусмотрены службы ввода документов. Они включают в себя специальные сервисы по интеграции с оборудованием и захвату образов документов: сервис ввода со сканера, с факса, с e-mail, сервис извлечения штрих-кода.

Организация хранения документов. Размещение всех документов в едином информационном пространстве системы избавляет каждого пользователя от проблемы поиска документов, созданных другими пользователями в локальных каталогах на своих компьютерах, и от проблемы доступа к таким документам.

Службы файловых хранилищ позволяют хранить документы, как в базе данных, так и в файловых хранилищах, что практически неограниченно расширяет доступное для хранения документов пространство и обеспечивает потоковый доступ.

В системе имеется возможность осуществлять специализированный поиск электронных документов, используя: предопределенные поиски (например, «Мои последние измененные документы»); настроенные администраторами специальные поиски по часто используемым критериям;

Для поиска документов по бумажному аналогу используется технология быстрой идентификации документа. Используя маркировку бумажных аналогов документов уникальным штрих-кодом и применяя в дальнейшем сканера штрих-кодов, пользователи могут найти электронный документ в системе оперативно и безошибочно. Штрих-код позволяет однозначно идентифицировать документы и исключить ошибки, вызванные несовпадением электронного и бумажного документов.

Работа с содержанием документа. Система позволяет использовать любые программы для создания и редактирования электронных документов (Microsoft Word, Microsoft Excel, Microsoft Visio и др.).

Для оперативного создания однотипных электронных документов используются шаблоны, определяющие начальное содержимое документа. Например, шаблоны «Исходящее письмо», «Договор поставки», «Акт выполненных работ»и т.п.

Жизненный цикл и версии документа. Каждый документ в системе может иметь неограниченное количество версий. Это позволяет хранить историю изменения содержания документа (например, в процессе согласования) и избегать работы с устаревшей информацией.

При этом версии одного и того же документа могут быть в разных форматах, что облегчает поиск, хранение и доступ к документу и значительно повышает удобство работы пользователей. Каждая версия может находиться в одном из состояний: в разработке, действующая, устаревшая.

Обеспечение конфиденциальности документов. Одной из важнейших функциональных задач системы является защита информации от несанкционированного доступа. Конфиденциальность документов, хранящихся в системе, обеспечивается следующими возможностями:

— контроль и настройка прав доступа на любой объект системы (полный доступ, изменение, просмотр, полное отсутствие доступа;

— шифрование, позволяющее дополнительно защитить текст электронного документа;

— протоколирование всех действий пользователей, позволяющее быстро восстановить историю работы с документом.

Электронная цифровая подпись. Она позволяет заменить традиционные печать и подпись, гарантируя авторство и неизменность документа после его подписания.

С помощью ЭЦП можно подписать любую версию электронного документа, фиксируя и сохраняя информацию о том, кто и когда поставил подпись.

Система поддерживает два вида ЭЦП: визирующую и утверждающую. Визирующая подпись свидетельствует о том, что подписавший документ ознакомился с ним (завизировал его). Утверждающая подпись может быть поставлена ограниченным кругом лиц в рамках заданных полномочий и свидетельствует об окончательном утверждении документа. Подпись любого вида, поставленная на версии документа, защищает ее от изменений.

Организация коллективной работы с документами. Для одновременной работы большого количества пользователей с документами в системе предусмотрен специальный механизм блокировок. Он позволяет пользователям одновременно редактировать разные версии документа и карточку, а также создавать новые версии, в том числе в разных форматах.

Автоматически создаваемые теневые копии документа позволяют вернуться к случайно удаленному или некорректно измененному содержимому документа.

Система позволяет также работать с отдельными документами в автономном режиме (например, забрать файл домой, поработать, потом возвратить). Для этого существуют возможности экспорта документа из системы и импорта документа в систему.

Модуль «Управление деловыми процессами» может автоматизировать процессы создания, обработки и движения документов. Реализованный в системе механизм позволяет автоматизировать произвольные деловые процессы, не связанные с документами. В этом случае информация и задания передаются для выполнения необходимых действий от одного участника процесса к другому в соответствии с определенными правилами; часть этапов процесса при этом может обрабатываться автоматически.

В терминах системы в основе любого взаимодействия двух или более сотрудников всегда лежит какая-либо задача, т.е. некоторый объем работ, определяемый инициатором, который нужно выполнить. Последовательность исполнения задачи определяется маршрутом, задаваемым инициатором.

Маршрут задачи может задаваться вручную либо с использованием типового маршрута. В процессе выполнения задачи на каждом этапе ее маршрута появляются задания или уведомления участникам процесса, либо выполняется заданный сценарий. Сценарий позволяет автоматически совершать различные действия над объектами системы (изменять состояние версий и стадий жизненного цикла документа, менять записи справочников, автоматически создавать документы и др.).

При «ручном» назначении исполнителей, инициатор самостоятельно формирует список исполнителей из пользователей системы. Для определения процессов, подлежащих жесткой регламентации или часто повторяемых, могут быть настроены типовые маршруты.

В системе выделяется два вида типовых маршрутов — свободные и жесткие, каждый из них формируется определенным набором блоков.

Свободные типовые маршруты позволяют пользователю создавать задачи по определенному шаблону и могут использоваться, например, для часто повторяемых процессов (рассылка приказа по руководителям отделов, подготовка служебной записки и т.д.).

Свободный типовой маршрут, можно скорректировать вручную, изменив исполнителей, сроки, тему задачи и т.д.

Жесткие типовые маршруты используются для строго регламентированных процессов, отходить от которых сотрудники не имеют права.

Для хранения задач и заданий выделены личные папки пользователя. Папка «Входящие» предназначена для заданий, которые приходят на исполнение пользователю. Папка «Исходящие» содержит задачи, которые создает пользователь. Внутри данных папок пользователь может создать собственные папки для того, чтобы упорядочить и проранжировать объем работ необходимых к исполнению.

Создание задач и контроль исполнения. Для задачи могут указываться наблюдатели — условно-пассивные участники задачи, которые не являются исполнителями, но, тем не менее, получают информационные сообщения по ходу выполнения задачи и по желанию могут вмешаться в процесс ее выполнения.

Читайте также:  Правила возврата водительского удостоверения после лишения 2018

При необходимости исполнители могут создавать подзадачи, например, для передачи части работ другому исполнителю. При этом содержание подзадач включается в содержание самой задачи.

Так образуется многоуровневая структура подзадач, которая по усмотрению пользователя может отображаться в виде цельного текста либо в виде «дерева» с возможностью свертывания и развертывания содержания подзадач.

Каждое задание и каждый его этап могут иметь свой контрольный срок — дату и время, до которого они должны быть выполнены. Если задание не выполнено вовремя, оно автоматически помечается как просроченное (выделяется красным цветом). Кроме того, свой контрольный срок существует и для задачи; инициатор также может быстро найти просроченные задачи.

Управление деловыми процессами подразумевает не только выдачу заданий сотрудникам, но и контроль выполнения задачи. По итогам выполнения всех заданий, если это необходимо, задача возвращается инициатору, и он осуществляет ее приемку (контроль) и, при необходимости, может отправить задачу на доработку.

Инициатор задачи в любой момент времени может на закладке «Состояние» или на графической схеме посмотреть, на каком этапе выполнения находится задача, определить исполнителей, задерживающих выполнение работы, и принять соответствующее решение:

— изменить схему движения документов для ускорения процессов;

— назначить другого исполнителя;

— прервать выполнение задания в случае, когда работу необходимо приостановить или отложить (чтобы продолжить в нужный момент).

Анализ данных о выполнении заданий. Неотъемлемыми составляющими управления организацией являются накопление и анализ данных о выполнении заданий.

Построение различных отчетов помогает анализировать загрузку персонала, контролировать исполнительскую дисциплину и пр. Накопление знаний и опыта (например, сохранение переписки по согласованию или разработке документа) позволяет избежать повторения ошибок и обосновывать решения на основе предыдущего опыта.

Модуль «Канцелярия» предназначен для секретарей и делопроизводителей и облегчает выполнение рутинных операций по обработке бумажных документов в соответствии с требованиями ГСДОУ:

— единая регистрация всей входящей и исходящей корреспонденции, а также внутренних документов с использованием регистрационно-контрольных карточек;

— регистрация местонахождения бумажного документа на любом этапе жизненного цикла документа: рассмотрение руководством, согласование проекта документа, исполнение и т.д.;

— осуществление контроля над своевременным исполнением поручений, резолюций и указаний руководства;

— списание документов в дело в соответствии с принятой в организации номенклатурой дел;

— быстрый поиск необходимой информации по состоянию, наличию, движению бумажных документов;

— получение необходимых стандартных форм и журналов, а также статистических отчетов по документообороту организации.

Кроме того, модуль позволяет организовать обмен между сторонними организациями. При таком обмене возможно использование ЭЦП, а специальные механизмы системы позволяют осуществлять контроль доставки документов.

Регистрация документов. Для регистрации документов используются регистрационно-контрольные карточки (РКК), которые содержат все первичные данные (корреспондент, подразделение организации, дата регистрации, регистрационный номер, тема и краткое содержание документа и т.д.), а также необходимую информацию о состоянии любого бумажного документа организации (местонахождение, состояние исполнения и т.д.). Для исходящих документов можно указать список рассылки по организациям.

В системе реализована возможность регистрации документов, как от организаций, так и от граждан.

Для организаций, использующих децентрализованную регистрацию документов, в системе используются места регистрации — рабочие места секретарей и сотрудников канцелярии. Каждое место регистрации может обслуживать одно или несколько подразделений. По местам регистрации возможно разграничение прав доступа к данным.

При перемещении документа между подразделениями на каждом месте регистрации может заводиться своя РКК. Таким образом, появляется цепочка РКК, по которой можно отследить движение бумажного документа не только между сотрудниками внутри подразделения, но и между подразделениями.

Процедура регистрации проста и заключается в заполнении необходимых полей РКК, при этом регистрационный номер присваивается автоматически. По данным РКК распечатываются журналы входящих и исходящих документов.

Движение и исполнение документов. После регистрации входящий документ проходит этапы рассмотрения, вынесения резолюции, постановки на контроль и исполнения документа. При этом дальнейшая работа исполнителей с документом может вестись полностью в электронном виде. Это значительно сокращает затраты времени исполнителей и предотвращает случайную потерю оригинала.

Для исполнителей, которые работают с модулем «Управление деловыми процессами», секретарь или сам руководитель может быстро создать задачу прямо из РКК.

При работе с электронными документами все перемещения документов осуществляются через задачи, при этом на специальной закладке РКК фиксируется местонахождение бумажного документа в любой момент времени. Это позволяет оперативно находить бумажный оригинал документа через РКК. По тем же принципам строится и работа с исходящими и внутренними документами.

Обмен электронными документами между организациями. Решения электронной системы управления информацией DIRECTUM обеспечивают обмен официальными, юридически значимыми электронными документами между организациями.

Обмен документами может производиться как между структурными подразделениями одного учреждения, так и между независимыми организациями — партнерами. При этом одна из сторон может использовать другую систему электронного документооборота или вообще не работать с системой.

Модуль «Управление взаимодействием с клиентами» обеспечивает удобство оперативной работы с текущими и потенциальными клиентами, дает оперативный доступ к информации о клиенте и истории взаимоотношений с ним. Кроме того, модуль поддерживает полный жизненный цикл продаж.

Эффективность управления взаимодействием с клиентами значительно увеличивается за счет использования различных отчетов и возможностей других модулей.

Ведение единой базы организаций и контактных лиц. Одним из важных требований эффективного управления взаимодействием с клиентами является создание единой базы организаций и контактных лиц с возможностью одновременной работы с базой большого количества сотрудников.

Кроме стандартной информации об организациях (юридических адресов, почтовых адресов, городских и мобильных телефонов, адресов электронной почты, категорий организаций и т.д.), в системе возможна настройка произвольных дополнительных реквизитов для специальной классификации организаций (например, численность организации, финансовое положение, и др.).

В дальнейшем все эти реквизиты могут использоваться при анализе информации в различных разрезах и отборе организаций для маркетинговых воздействий.

Каждый контакт с потенциальным клиентом в процессе продажи (телефонный разговор, e-mail, встреча) заносится в систему ответственным сотрудником. Таким образом, происходит накопление полной истории взаимодействия с клиентами.

Анализ информации. Неотъемлемой частью управления взаимодействием с клиентами являются накопление и анализ данных о проведенных контактах. Построение различных отчетов помогает анализировать предыдущий, а также прогнозировать будущий спрос на услуги [45].

Руководители получают возможность анализировать работу сотрудников (оценивать загрузку, сравнивать количество назначенных и проведенных встреч), планировать и контролировать деловые процессы в организации, анализировать потребности клиентов и т.д.

Комментировать
0 просмотров
Комментариев нет, будьте первым кто его оставит

Это интересно
No Image Автомобили
0 комментариев
No Image Автомобили
0 комментариев
No Image Автомобили
0 комментариев
Adblock detector